PROCEDIMIENTOS E INSTRUCTIVOS DE NO CONFORMIDADES
Si no hay evidencia, no hay no conformidad.
Si hay evidencia, esta debe ser documentada como una no conformidad en vez de ser suavizada con otra clasificación (por ejemplo, "observaciones", "oportunidades de mejora", recomendaciones", etc.)
Si no se puede identificar el requisito, entonces no se puede levantar una no conformidad. Una no conformidad bien documentada tendrá tres partes:
La evidencia de la auditoría, el requisito y el enunciado de la no conformidad.
El formato para redactar las no conformidades no tiene reglas fijas pero sí, en la redacción de la misma, se debe dejar claro lo siguiente:
El problema (reportar lo que está mal).
El área (donde está lo que está mal).
El requisito que incumple (referir concretamente el criterio de auditoría aplicable).
Si todas estas tres partes de la no conformidad están bien documentadas, el auditado o, cualquier otra persona con conocimientos suficientes podrá ser capaz de leer y entender la no conformidad.
Esto servirá también como un registro útil para futuras referencias.
Para proporcionar trazabilidad, facilitar el progreso de las revisiones y evidencias del cierre de la acción correctiva es esencial que las no conformidades estén registradas y documentadas de una manera sistemática, una manera sencilla de lograr esto es a través de un reporte no conformidad.
La respuesta adecuada de la organización ante una no conformidad debe comprender tres partes:
Análisis de la causa
Corrección
Acción correctiva
En función del tipo de producto o situación de la no conformidad, es posible efectuar en primer lugar una corrección y posteriormente analizar la causa. Sin embargo, las tres partes para resolver una no conformidad son las mismas en cada caso.
Se debe esperar tanto la corrección como la acción correctiva cuando se detecta una no conformidad. La "corrección" es una acción que se adopta para eliminar una no conformidad detectada, por ejemplo, el reemplazo del producto no conforme con un producto conforme o reemplazar un procedimiento obsoleto con la versión vigente, etc.
La "acción correctiva" no puede ser tomada antes de hacer una determinación de la causa de la no conformidad. Para desarrollar este análisis, existen muchos métodos y herramientas disponibles, desde una simple tormenta de ideas hasta técnicas más complejas de resolución sistemática de problemas como análisis de causas raíz, diagramas Ishikawa o de espina de pescado, los cinco porqué, etc.
La extensión y eficacia de la acción correctiva depende de la identificación de la verdadera causa raíz. En algunos casos esto ayudará a una organización a identificar y minimizar no conformidades similares en otras áreas.
Una manera de establecer un tratamiento de No Conformidades adecuado, consiste en verificar que el mismo contenga los siguientes elementos:
Acciones a tomar claras y concisas.
Descripciones de acciones completas y con referencias a documentos si es apropiado.
Fecha de terminación de las acciones correctivas.
Evidencia acerca de la realización y eficacia de la acción correctiva.
Si las no conformidades generan una respuesta adecuada por parte de la organización, conforman un proceso de aprendizaje de gran riqueza y utilidad, que puede favorecer la realización de importantes mejoras.
La organización debe tomar acciones para eliminar las causas de las no conformidades con objeto de prevenir que vuelvan a ocurrir. Las acciones correctivas deben ser apropiadas a los efectos de las no conformidades encontradas.
Debe establecerse un procedimiento documentado para definir los requisitos para:
A. Revisar las no conformidades (incluyendo las quejas de los clientes).
B. Determinar las causas de las no conformidades.
C. Evaluar la necesidad de adoptar acciones para asegurarse de que las no conformidades no vuelvan a ocurrir.
D. Determinar e implementar las acciones necesarias.
E. Registrar los resultados de las acciones tomadas.
F. Revisar la eficacia de las acciones correctivas tomadas.
Si hay evidencia, esta debe ser documentada como una no conformidad en vez de ser suavizada con otra clasificación (por ejemplo, "observaciones", "oportunidades de mejora", recomendaciones", etc.)
Si no se puede identificar el requisito, entonces no se puede levantar una no conformidad. Una no conformidad bien documentada tendrá tres partes:
La evidencia de la auditoría, el requisito y el enunciado de la no conformidad.
El formato para redactar las no conformidades no tiene reglas fijas pero sí, en la redacción de la misma, se debe dejar claro lo siguiente:
El problema (reportar lo que está mal).
El área (donde está lo que está mal).
El requisito que incumple (referir concretamente el criterio de auditoría aplicable).
Si todas estas tres partes de la no conformidad están bien documentadas, el auditado o, cualquier otra persona con conocimientos suficientes podrá ser capaz de leer y entender la no conformidad.
Esto servirá también como un registro útil para futuras referencias.
Para proporcionar trazabilidad, facilitar el progreso de las revisiones y evidencias del cierre de la acción correctiva es esencial que las no conformidades estén registradas y documentadas de una manera sistemática, una manera sencilla de lograr esto es a través de un reporte no conformidad.
La respuesta adecuada de la organización ante una no conformidad debe comprender tres partes:
Análisis de la causa
Corrección
Acción correctiva
En función del tipo de producto o situación de la no conformidad, es posible efectuar en primer lugar una corrección y posteriormente analizar la causa. Sin embargo, las tres partes para resolver una no conformidad son las mismas en cada caso.
Se debe esperar tanto la corrección como la acción correctiva cuando se detecta una no conformidad. La "corrección" es una acción que se adopta para eliminar una no conformidad detectada, por ejemplo, el reemplazo del producto no conforme con un producto conforme o reemplazar un procedimiento obsoleto con la versión vigente, etc.
La "acción correctiva" no puede ser tomada antes de hacer una determinación de la causa de la no conformidad. Para desarrollar este análisis, existen muchos métodos y herramientas disponibles, desde una simple tormenta de ideas hasta técnicas más complejas de resolución sistemática de problemas como análisis de causas raíz, diagramas Ishikawa o de espina de pescado, los cinco porqué, etc.
La extensión y eficacia de la acción correctiva depende de la identificación de la verdadera causa raíz. En algunos casos esto ayudará a una organización a identificar y minimizar no conformidades similares en otras áreas.
Una manera de establecer un tratamiento de No Conformidades adecuado, consiste en verificar que el mismo contenga los siguientes elementos:
Acciones a tomar claras y concisas.
Descripciones de acciones completas y con referencias a documentos si es apropiado.
Fecha de terminación de las acciones correctivas.
Evidencia acerca de la realización y eficacia de la acción correctiva.
Si las no conformidades generan una respuesta adecuada por parte de la organización, conforman un proceso de aprendizaje de gran riqueza y utilidad, que puede favorecer la realización de importantes mejoras.
PROCEDIMIENTOS PARA CORRECCIÓN DE NO CONFORMIDADES
La organización debe tomar acciones para eliminar las causas de las no conformidades con objeto de prevenir que vuelvan a ocurrir. Las acciones correctivas deben ser apropiadas a los efectos de las no conformidades encontradas.Debe establecerse un procedimiento documentado para definir los requisitos para:
A. Revisar las no conformidades (incluyendo las quejas de los clientes).
B. Determinar las causas de las no conformidades.
C. Evaluar la necesidad de adoptar acciones para asegurarse de que las no conformidades no vuelvan a ocurrir.
D. Determinar e implementar las acciones necesarias.
E. Registrar los resultados de las acciones tomadas.
F. Revisar la eficacia de las acciones correctivas tomadas.
Información tomada de: Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 9001.
Jennifer Lorena del Rosario Guerra Guarnizo.
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