Administración de documentos de pago de aportes a terceros.

La cuenta de cobro es útil en la medida en que esta contiene los datos del beneficiario del pago, datos que son necesarios para elaborar la nota de contabilidad o el documento equivalente, pero en todo caso, esos datos deberán ser tomados del Registro único tributario (Rut) documento que identifica plenamente al beneficiario del pago, el cual debe ser exigido a toda persona que se le realice un pago, por tanto, la cuenta de cobro en el fondo carece de utilidad, puesto que en todo caso se debe exigir el Rut y este será suficiente para elaborar las notas de contabilidad o documentos equivalentes.

En conclusión, la cuenta de cobro, si no es a la vez un documento equivalente,  no cumple otro papel que dejar constancia del valor adeudado a un tercero [pero que no constituye titulo valor ni soporte de la deuda o pago], por el cual se deberá elaborar el respectivo recibo de pago, la nota de contabilidad o el documento equivalente. La cuenta de cobro que por sí misma no es un documento equivalente por no tener los requisitos para ello, pero  sirve como referencia para elaborarlo.

Soporte de pago a terceros

Los soportes internos son los que sirven para registrar operaciones que no afectan a terceros, tales como reservas, diferidos, distribución de costos y depreciaciones, entre otros. Los soportes externos son los documentos que se producen al realizar operaciones con terceros, tales como: recibo de caja, comprobante de consignación bancaria, comprobante de depósito y retiro de cuenta de ahorros, facturas, comprobante de venta con tarjeta de crédito, comprobante de pago, nota débito, nota crédito, recibo de caja menor, pagaré y letra de cambio, entre otros.

Recibo de caja

El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo, cheques y otras formas de recaudo. El original se encarga al cliente, y las copias generalmente se archivan así: Una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

El recibo de caja se contabiliza con débito a la cuenta Caja, y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por concepto diferentes de ventas al contado, o cuando ingresa socio con aporte en efectivo, cheque o titulo valor.

Consignación bancaria

Es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus cuentas habientes, para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco, y una copia con el sello del cajero recibidor o el timbre de la máquina registradora, sirve de soporte para la contabilidad de la empresa que consigna.

Hay dos tipos de formularios: uno para consignar efectivo y cheques de banco locales, y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas.

Facturas de ventas

La factura de venta es un documento que debe expedir los responsables del impuesto sobre las ventas, los comerciantes, los profesionales liberales y demás establecidos en las normas tributarias. Este documento tiene efectos netamente fiscales. La factura cambiaria es un título valor que tiene efectos jurídicos y que además puede tener efectos fiscales, si además cumple con los requisitos establecidos en las normas según la ley.

Cheque

Es un título valor por medio del cual una persona llamada girador (quien   posee  una cuenta corriente  bancaria) orden de un tercero llamado beneficiario.

 Comprobante de egreso o comprobante de pago

 También se le conoce como  orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de determinada cantidad de dinero por medio de un cheque o efectivo, generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo. Algunos negocios entregan una copia al beneficiario del pago para mayor control, en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo valor se entrega al beneficiario al contabilizar este documento se acredita la cuenta de bancos y se debita la cuenta que corresponde según el concepto del pago.

Marcela Torres B