Administración de documentos de pago de aportes a terceros.

La cuenta de cobro es útil en la medida en que esta contiene los datos del beneficiario del pago, datos que son necesarios para elaborar la nota de contabilidad o el documento equivalente, pero en todo caso, esos datos deberán ser tomados del Registro único tributario (Rut) documento que identifica plenamente al beneficiario del pago, el cual debe ser exigido a toda persona que se le realice un pago, por tanto, la cuenta de cobro en el fondo carece de utilidad, puesto que en todo caso se debe exigir el Rut y este será suficiente para elaborar las notas de contabilidad o documentos equivalentes.

En conclusión, la cuenta de cobro, si no es a la vez un documento equivalente,  no cumple otro papel que dejar constancia del valor adeudado a un tercero [pero que no constituye titulo valor ni soporte de la deuda o pago], por el cual se deberá elaborar el respectivo recibo de pago, la nota de contabilidad o el documento equivalente. La cuenta de cobro que por sí misma no es un documento equivalente por no tener los requisitos para ello, pero  sirve como referencia para elaborarlo.

Soporte de pago a terceros

Los soportes internos son los que sirven para registrar operaciones que no afectan a terceros, tales como reservas, diferidos, distribución de costos y depreciaciones, entre otros. Los soportes externos son los documentos que se producen al realizar operaciones con terceros, tales como: recibo de caja, comprobante de consignación bancaria, comprobante de depósito y retiro de cuenta de ahorros, facturas, comprobante de venta con tarjeta de crédito, comprobante de pago, nota débito, nota crédito, recibo de caja menor, pagaré y letra de cambio, entre otros.

Recibo de caja

El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo, cheques y otras formas de recaudo. El original se encarga al cliente, y las copias generalmente se archivan así: Una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

El recibo de caja se contabiliza con débito a la cuenta Caja, y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por concepto diferentes de ventas al contado, o cuando ingresa socio con aporte en efectivo, cheque o titulo valor.

Consignación bancaria

Es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus cuentas habientes, para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco, y una copia con el sello del cajero recibidor o el timbre de la máquina registradora, sirve de soporte para la contabilidad de la empresa que consigna.

Hay dos tipos de formularios: uno para consignar efectivo y cheques de banco locales, y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas.

Facturas de ventas

La factura de venta es un documento que debe expedir los responsables del impuesto sobre las ventas, los comerciantes, los profesionales liberales y demás establecidos en las normas tributarias. Este documento tiene efectos netamente fiscales. La factura cambiaria es un título valor que tiene efectos jurídicos y que además puede tener efectos fiscales, si además cumple con los requisitos establecidos en las normas según la ley.

Cheque

Es un título valor por medio del cual una persona llamada girador (quien   posee  una cuenta corriente  bancaria) orden de un tercero llamado beneficiario.

 Comprobante de egreso o comprobante de pago

 También se le conoce como  orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de determinada cantidad de dinero por medio de un cheque o efectivo, generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo. Algunos negocios entregan una copia al beneficiario del pago para mayor control, en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo valor se entrega al beneficiario al contabilizar este documento se acredita la cuenta de bancos y se debita la cuenta que corresponde según el concepto del pago.

Marcela Torres B 

SOFTWARE APLICATIVO HELISA

HELISA es un programa administrativo contable diseñado para disminuir y reducir de manera sistemática las operaciones que se realizan a nivel contable.

El administrador del software es la base estructural de la serie de productos HELISA y es totalmente configurable y adaptable a cualquier estructura contable. Se puede definir el tamaño, los niveles del código de la cuenta contable y del centro de costos, se establecen diferentes tipos de cartera, se diseña la forma y distribución de los documentos, el valor de las tarifas, los topes, las bases, las cuentas que afectan cada operación y así se instala con el perfil que tendría un programa hecho a la medida.

Se complementa con una barra de herramientas en línea con iconos para ayudas, guías visuales, calendario tributario y actualizaciones.

Cuenta con características para llevar a cabo la Contabilidad General, Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Administración de Terceros, Centro de Costos, Control de Negocios, Diseño de Formatos para Documentos y Cheques, Análisis financiero e Informes para Análisis Financiero.

ACTIVOS FIJOS E INTANGIBLES

Es una herramienta que nos permite organizar y controlar de manera óptima, los activos fijos e intangibles de la compañía. Nos permite controlar el estado los activos, por ejemplo: los que están en uso, los que están en reparación con o sin depreciación, dados de baja, en tránsito, en montaje o construcción.

ADMINISTRADOR

El administrador es la base estructural de la serie de productos HELISA y es totalmente configurable y adaptable a cualquier estructura contable. Se puede definir el tamaño, los niveles del código de la cuenta contable y del centro de costos, se establecen diferentes tipos de cartera, se diseña la forma y distribución de los documentos, el valor de las tarifas, los topes, las bases, las cuentas que afectan cada operación y así se instala con el perfil que tendría un programa hecho a la medida.

BIABLE

Herramienta creada como una suite de componentes que facilitan a obtención y el análisis de la información. Es un gran apoyo en la toma de decisiones en las áreas administrativas y financieras de la empresa con un ahorro sustancial de tiempo en la preparación y presentación de la información porque accede en línea a los datos de Helisa para construir informes financieros particulares, utilizando las funciones de Microsoft Excel y apoyándose en el uso de tablas dinámicas.

GESTIÓN DE COMPRAS

Controla las tareas del proceso de compras, juntando la administración de los proveedores y guiado por la necesidad de mantener niveles óptimos en el inventarios o la simple necesidades de adquirir elementos de consumo en la empresa.

GESTIÓN DE VENTAS

Opera el ciclo básico de un proceso de ventas. Una cotización, de allí un pedido y de este una remisión, cerrando con la factura. Cuando se elabora la factura (o la remisión en algunos casos), esta lleva la información a contabilidad, descarga las unidades y sus costos de inventarios, establece la cuenta por cobrar (si hay crédito), actualiza el estado de asesores comerciales, en fin, asegura contablemente el ciclo de una venta.

IMPORTACIÓN

Facilita todo el ciclo de un proceso de importación. Nace con la certeza de las condiciones comerciales de cada país, la selección y negociación con el proveedor, la Compra y el seguimiento de la mercancía hasta su llegada a su punto de bodegaje. Amplio manejo de ICOTERMS (términos internacionales de comercio), administración de proveedores del exterior, tipos de monedas y cambios, conceptos de importación, facilidades para el intercambio de información con la SIA (sociedad de intermediación aduanera) y el control de los costos y gastos generados en el ciclo de importación.

ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS

Administra y controla cantidades, costos, precios de venta, costos de reposición, cantidades críticas (mínimas o máximas), niveles de re orden, ubicación, bodegas, re expresión de medidas y lo hace tanto para artículos del inventario comercial como de materias primas.

NOMINA Y ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO HUMANO

Es una herramienta para el control de la gestión del personal desde el proceso de selección hasta la liquidación definitiva del mismo, para una o varias empresas.

Manejo de temas de hoja de vida como control en selección de personal dentro de la empresa, manejo de actividades de recurso humano, capacitaciones y actividades internas de la empresa.

HELISA KORA

Producto completamente web enfocado a la administración del talento humano.Se conecta automáticamente con la base de datos de Helisa Nómina para "apoderarse" de toda la información de los colaboradores y ponerla a disposición de los administradores desde la perspectiva humana, con el criterio de conocer realmente a nuestros colaboradores desde una perspectiva humana, con el criterio de conocer realmente a nuestros colaboradores.

PRESUPUESTO

Se define como una herramienta de planificación de actividades y acciones, cuantificadas o medidas en valores monetarios. Buscan determinar anticipadamente las líneas de acción que se seguirán en el transcurso de un periodo determinado.

PROPIEDAD HORIZONTAL

Permite administrar empresas del sector de propiedad horizontal, mediante la integración de módulos tales como contabilidad, presupuesto, bancos, proveedores, centros de costo y contratos entre otros. Permite generar una estructura personalizada de la distribución física de los inmuebles además el usuario puede disponer de una serie de opciones que facilita su administración y su manejo personalizado. Permite monitorear cada inmueble mediante la manipulación de consultas y dispone de un módulo configurable para la elaboración de presupuestos.

PUNTOS DE VENTA POS

El POS (Point Of Sale – Punto de venta) Helisa es un sistema de administración de ventas diseñado para facilitar la gestión comercial y el control de inventario adaptable a la mayoría de negocios. De fácil parametrización y configuración. Permite definir grupos de artículos, servicios, manejo de impuestos, manejo de clientes, formatos de impresión ajustables de acuerdo a su necesidad.

INFORMACIÓN EXÓGENA 2014

HELISA Información Exógena 2014 es una ayuda que facilita la presentación de la información exógena que solicita la DIAN según la resolución 000219 Información Exogena 31 de Octubre 2014. HELISA Información Exógena 2014 se conecta a los productos HELISA contables como Helisa NIIF, HELISA GW2, HELISA P H, HELISA D.O.S , extrae la información contable y de terceros del año 2014 de una forma muy sencilla y con las herramientas, parámetros y ayudas, basados en la resolución 000273 se hace muy fácil la revisión de la información y la generación de los archivos .XML que solicita la DIAN.

Jennifer Lorena del Rosario Guerra Guarnizo

PROCEDIMIENTOS E INSTRUCTIVOS DE NO CONFORMIDADES

 

Si no hay evidencia, no hay no conformidad.
Si hay evidencia, esta debe ser documentada como una no conformidad en vez de ser suavizada con otra clasificación (por ejemplo, "observaciones", "oportunidades de mejora", recomendaciones", etc.)

Si no se puede identificar el requisito, entonces no se puede levantar una no conformidad. Una no conformidad bien documentada tendrá tres partes:

La evidencia de la auditoría, el requisito y el enunciado de la no conformidad.

El formato para redactar las no conformidades no tiene reglas fijas pero sí, en la redacción de la misma, se debe dejar claro lo siguiente:
El problema (reportar lo que está mal).
El área (donde está lo que está mal).
El requisito que incumple (referir concretamente el criterio de auditoría aplicable).

Si todas estas tres partes de la no conformidad están bien documentadas, el auditado o, cualquier otra persona con conocimientos suficientes podrá ser capaz de leer y entender la no conformidad.

Esto servirá también como un registro útil para futuras referencias.
Para proporcionar trazabilidad, facilitar el progreso de las revisiones y evidencias del cierre de la acción correctiva es esencial que las no conformidades estén registradas y documentadas de una manera sistemática, una manera sencilla de lograr esto es a través de un reporte no conformidad.

La respuesta adecuada de la organización ante una no conformidad debe comprender tres partes:

Análisis de la causa
Corrección
Acción correctiva

En función del tipo de producto o situación de la no conformidad, es posible efectuar en primer lugar una corrección y posteriormente analizar la causa. Sin embargo, las tres partes para resolver una no conformidad son las mismas en cada caso.

Se debe esperar tanto la corrección como la acción correctiva cuando se detecta una no conformidad. La "corrección" es una acción que se adopta para eliminar una no conformidad detectada, por ejemplo, el reemplazo del producto no conforme con un producto conforme o reemplazar un procedimiento obsoleto con la versión vigente, etc.
La "acción correctiva" no puede ser tomada antes de hacer una determinación de la causa de la no conformidad. Para desarrollar este análisis, existen muchos métodos y herramientas disponibles, desde una simple tormenta de ideas hasta técnicas más complejas de resolución sistemática de problemas como análisis de causas raíz, diagramas Ishikawa o de espina de pescado, los cinco porqué, etc.

La extensión y eficacia de la acción correctiva depende de la identificación de la verdadera causa raíz. En algunos casos esto ayudará a una organización a identificar y minimizar no conformidades similares en otras áreas.

Una manera de establecer un tratamiento de No Conformidades adecuado, consiste en verificar que el mismo contenga los siguientes elementos:

Acciones a tomar claras y concisas.
Descripciones de acciones completas y con referencias a documentos si es apropiado.
Fecha de terminación de las acciones correctivas.
Evidencia acerca de la realización y eficacia de la acción correctiva.

Si las no conformidades generan una respuesta adecuada por parte de la organización, conforman un proceso de aprendizaje de gran riqueza y utilidad, que puede favorecer la realización de importantes mejoras.

PROCEDIMIENTOS PARA CORRECCIÓN DE NO CONFORMIDADES 

La organización debe tomar acciones para eliminar las causas de las no conformidades con objeto de prevenir que vuelvan a ocurrir. Las acciones correctivas deben ser apropiadas a los efectos de las no conformidades encontradas.

Debe establecerse un procedimiento documentado para definir los requisitos para:
A. Revisar las no conformidades (incluyendo las quejas de los clientes).
B. Determinar las causas de las no conformidades.
C. Evaluar la necesidad de adoptar acciones para asegurarse de que las no conformidades no vuelvan a ocurrir.
D. Determinar e implementar las acciones necesarias.
E. Registrar los resultados de las acciones tomadas.
F. Revisar la eficacia de las acciones correctivas tomadas.

Información tomada de: Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 9001.

Jennifer Lorena del Rosario Guerra Guarnizo.

TIPOS DE ESTRUCTURA ORGANIZACIONALESTRUCTURA FUNCIONAL

ESTRUCTURA FUNCIONAL

En una estructura funcional, la división del trabajo en una organización se agrupa por las principales actividades o funciones que deben realizarse dentro de la organización de ventas, marketing, recursos humanos, y así sucesivamente. Cada grupo funcional dentro de la organización está integrado verticalmente desde la parte inferior hasta la parte superior de la organización. Por ejemplo, un Vicepresidente de Marketing llevaría a toda la gente de marketing, agrupados en el departamento de marketing.

Los empleados dentro de las divisiones funcionales de una organización tienden a realizar un conjunto especializado de tareas, por ejemplo, el departamento de ingeniería estaría integrado únicamente con los ingenieros. Esto conduce a la eficiencia operativa dentro de ese grupo. Sin embargo, también podría conducir a una falta de comunicación entre los grupos funcionales dentro de una organización, lo que hace la organización lenta e inflexible.

En su conjunto, una organización funcional es más adecuada, para un productor de bienes y servicios estandarizados en gran volumen y bajo costo. La coordinación y la especialización de las tareas se centralizan en una estructura funcional, lo que hace producir una cantidad limitada de productos o servicios eficientes y predecibles. Por otra parte, mejoras en la eficiencia puede ser realizada en las organizaciones funcionales para integrar verticalmente sus actividades y que así los productos se vendan y distribuyan de forma rápida y a bajo coste. Por ejemplo, una empresa pequeña podría empezar a hacer los componentes que requiere para la producción de sus productos en lugar de adquirirlos de una organización externa.

ESTRUCTURA DIVISIONAL

Cada división dentro de una estructura de divisiones, contiene todos los recursos necesarios y las funciones dentro de ella. Las divisiones se pueden clasificar desde diferentes puntos de vista.

Pueden organizarse las divisiones sobre una base geográfica o en el función de los productos/servicios o distintos clientes también.

ESTRUCTURA MATRICIAL

En la estructura matricial u organización matricial se organiza por dos criterios a la vez: Funciones y Productos. Esta estructura puede combinar lo mejor de ambas estructuras. Así, las estructuras matriciales se utilizan con frecuencia a través de equipos de empleados que llevan a cabo el trabajo, con el fin de aprovechar los puntos fuertes, así como compensar las debilidades, de las estructuras funcionales, divisionales y burocráticas donde si no está claro quién es el responsable surgen importantes controversias.

Ventajas e inconvenientes de la estructura matricial

• Los individuos pueden ser elegidos de acuerdo a las necesidades del proyecto.
• El uso de equipos de proyectos que son dinámicos y capaces de ver los problemas de una manera diferente, como especialistas.
• Los gerentes de proyecto son directamente responsables de completar el proyecto dentro de un plazo específico y presupuesto.
• Mientras que las desventajas incluyen
• Conflictos de lealtad entre los responsables jerárquicos y gerentes de proyecto sobre la asignación de los recursos.
• Los proyectos pueden ser difíciles de controlar si los equipos tienen mucha independencia.
• Los costos pueden aumentar si más directivos (gestores de proyectos) se crean mediante el uso de equipos de proyecto

Jennifer Lorena del Rosario Guerra Guarnizo.

ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN  

Una organización puede estructurarse de diferentes maneras y estilos, dependiendo de sus objetivos, el entorno y los medios disponibles. La estructura de una organización determinará los modos en los que opera en el mercado y los objetivos que podrá alcanzar.

La estructura organizacional de la empresa u organización es la que permite la asignación expresa de responsabilidades de las diferentes funciones y procesos a diferentes personas, departamentos o filiales.

La estructura de la organización es la configuración de las relaciones que determinan las características esenciales de los sistemas. La estructura es la encarnación física de la pauta del sistema de la organización. Proceso de la vida es la actividad que participan en la realización continua de modelo del sistema de organización.

ORGANIZACIONES FORMALES

Organización formal es un conjunto fijo de normas, estructuras y procedimientos para ordenar una organización. Como tal, se suele fijar por escrito, con un lenguaje de reglas que ostensiblemente deja el menor margen para la interpretación. En algunas sociedades, y en alguna organización, estas reglas pueden seguirse estrictamente, en otros, pueden ser poco más que un formalismo vacío.

ORGANIZACIONES INFORMALES

Es la estructura social que regula la forma de trabajar dentro de una organización en la práctica. Es el conjunto de comportamientos, interacciones, normas, relaciones personales y profesionales a través del cual el trabajo se hace y se construyen las relaciones entre las personas que comparten una organización común. Se compone de un conjunto dinámico de relaciones personales, las redes sociales, comunidades de interés común, y las fuentes de motivación emocional. La organización informal se desarrolla orgánicamente y de manera espontánea en respuesta a cambios en el entorno de trabajo, el flujo de personas, y la compleja dinámica social de sus miembros. 

ORGANIZACIÓN PLANA

También conocida como organización horizontal se refiere a una estructura organizativa, con pocos o ningún nivel de intervención de gestión entre el personal y los directivos. La idea es que los trabajadores bien entrenados serán más productivos cuando estén más directamente involucrados en la toma de decisiones, y no supervisados de cerca por muchas capas de gestión.

Esta estructura general es posible sólo en organizaciones más pequeñas o unidades individuales dentro de organizaciones más grandes. Cuando alcanzan un tamaño crítico, las organizaciones pueden mantener una estructura simplificada, pero no puede mantener una estructura completamente plana sin afectar la productividad. Ciertas responsabilidades financieras también pueden requerir una estructura más convencional. Algunos teorizan que las organizaciones se vuelven más planas cuando empiezan a estar orientadas hacia la productividad.

Jennifer Lorena del Rosario Guerra Guarnizo.

INCAPACIDADES

Son las novedades mediante las cuales se transcriben las incapacidades que las diferentes EPS dan a los empleados por Enfermedad General, Accidente de Trabajo, Enfermedad Profesional o Licencia de Maternidad para finalizar en la grabación de dichos certificados de incapacidad en el Módulo de Ausentismo para alimentar las estadísticas de Salud Ocupacional y adicionalmente en la liquidación y cobro de dichos valores a cada EPS y así recuperar este dinero, garantizando adicionalmente el cumplimiento de las normas legales para tal fin.

ACCIDENTE DE TRABAJO

Es todo suceso repentino que sobrevenga por causa o con ocasión del trabajo y que produzca en el trabajador una lesión orgánica, una perturbación funcional, una invalidez o la muerte. También, es aquel que se produce durante la ejecución de órdenes del empleador, o durante la ejecución de una labor bajo su autoridad, aún fuera del lugar y horas de trabajo.

Jennifer Lorena del Rosario Guerra Guarnizo